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　　档案接收进馆标准

　　一、全宗内档案进馆范围

　　进馆的档案资料主要包括：

　　1．文书档案(永久、长期、30年)；

　　2．专门档案（档案馆与移交单位协商确定）；

　　3．特殊载体档案，包括照片、录音录像、实物等档案（档案馆与移交单位协商确定）；

　　4．各类编研材料，包括公开或内部发行的各类出版物、年鉴、重要文件汇编等。

　　5、全宗卷

　　总体要求：进馆档案应当保持全宗的完整性，一个立档单位形成的各种门类、各种载体形态的档案作为一个整体，不得割裂分散。全宗内所有文件材料应收集齐全，分类科学，整理规范。

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　　文书档案

　　文件材料应当收集齐全完整，立卷改革前文件材料的分类、组卷、编目、装订、案卷封面、脊背项目填写，应当符合《文书档案案卷格式》要求；立卷改革后归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等，应当符合《归档文件整理规则》要求。

　　齐全完整

　　着重检查以下材料是否归档：业务上级的文件、本机关各部门形成的反映本单位职能活动的材料、会议材料、统计材料（包括党员、干部、劳资、业务、会计决算年报和工会、老干部、团的工作形成的统计报表）、介绍信及存根（包括党组织关系、行政关系、工资关系介绍信及存根）、出版物、简报、信息等。

　　整理规范

　　1.以“卷”为单位整理的文书档案

　　⑴卷内文件目录：需用耐久材料书写或计算机打印。责任者、文号、题名、日期、页号等项目填写应完整、准确，项目内容不明确的应考证清楚后填写。

　　①责任者：全称或通用简称。

　　②文号：包括发文代字、发文年度、发文序号。

　　③题名：完整、准确，没有题名或不能反映文件内容应另行编写，用“[]”括起。

　　④日期：“年月日”填写完整，如19871021

　　⑵页号编写：卷内材料应在有文字的每页材料正面右上角、反面左上角用铅笔阿拉伯数字编写页号。

　　⑶卷内备考表：卷尾应附上卷内备考表（备考表印在封底可不再另附），填写需要说明的问题和立卷人、检查人、立卷时间。 

　　⑷案卷封面：项目填写需用耐久材料书写准确、规范，字迹工整清晰。

　　①全宗名称栏目用手填写立档单位全称或盖章（耐久红印章）；

　　②类别栏目暂空；

　　③案卷题名：要简明、确切地概括卷内文件的内容，一般包括责任者、问题、名称三部分，字数一般不超过50个汉字；

　　④起止年月：用阿拉伯数字填写。

　　⑤件数、页数用阿拉伯数字填写。

　　⑥归档号：不填写。

　　⑦封面右下角档号栏目：全宗号、目录号、案卷号用阿拉伯数字填写，如没有上述项目需要刻章盖上填写。

　　⑸案卷装订：案卷采用“三孔一线”方法装订，右下齐；16开和A4混合可左下齐。装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。卷内应剔除易锈蚀的金属物。

　　⑹案卷编号：永久、长期分别从“1”开始编制。

　　2.以“件”为单位整理的文书档案

　　⑴备考表：每盒应附上备考表，置于盒尾，填写盒内归档文件需要说明的情况和整理人、检查人、日期。

　　⑵档案盒封面：刻章（使用耐久红印台）将立档单位名称（全称或通用简称）盖在档案盒封面双横线上方。

　　⑶档案盒盒脊：项目填写需用红色印泥盖章或用耐久材料书写准确、规范，字迹工整清晰。其中全宗号、年度、起止件号用阿拉伯数字自左至右填写；保管期限永久、长期用汉字填写，30年用阿拉伯数字；盒号用铅笔一个保管期限内编写一个流水号（阿拉伯数字）。

　　⑷文件装订：归档文件材料应以“件”为单位进行装订，装订采用“不锈钢装钉”或“三孔一线”方法，“不锈钢装钉”法在文件左上方。装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。

　　⑸归档章：归档章一般盖在归档文件首页上端的空白居中位置，用红色印泥盖章，填写应当符合《归档文件整理规则》要求。

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　　专门档案

　　按专门档案管理规范及国家相关要求进行整理。

　　⑴专门档案一般以“卷”为单位整理，特殊档案也可以“件”为单位整理。

　　⑵专门档案的装具应符合规范要求。

　　⑶档号的编制应符合规范要求。

　　⑷有关项目的填写同文书档案，需要调整的应与管理科协商后再调整。

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　　照片档案

　　按照《照片档案管理规范》有关要求整理编目。

　　⑴照片编号：一册（卷）照片从“1”顺编流水号。

　　⑵文字说明：一组照片要有总说明和分说明，总说明在一组照片第一张文字说明处填写，包括时间、地点、人物（姓名、单位、职务）、事由、背景、摄影者。每张照片要分别拟写分说明，其中人物要注明在照片中的位置。

　　⑶卷内目录：一组照片作为一份文件拟写题名，格式为“关于***（事由）的照片”。

　　⑷照片档案封面：使用耐久书写材料规范、准确填写；案卷题名拟写格式“立档单位+关于+起止年度+类别名称+照片”，其他项目填写同以卷为整理单位的文书档案。

　　⑸案卷脊背：同以卷为整理单位的文书档案。

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　　实物档案

　　⑴实物档案分荣誉、印鉴、礼品（含纪念品、宣传品）三类。

　　⑵每一类实物按时间先后顺序排列，分别从“1”开始编制流水件号。

　　⑶在实物的统一位置粘贴档号标签，使用耐久书写材料填写。

　　⑷案卷目录编制：

　　①案卷号：每件实物的编号。

　　②受奖单位：填写立档单位。

　　③题名：填写实物名称。

　　④授奖单位：填写实物制作、颁发单位。

　　⑤授奖年度：填写实物制作、颁发年度。

　　⑥期限：不填写。

　　⑦类别：填写奖牌、奖杯、锦旗、印鉴、礼品等。

　　⑧备注：填写需要说明的事项。

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　　录像、录音、光盘档案

　　⑴录像带、录音带、光盘按归档时间排列，分别从“1”开始编写流水盘号。

　　⑵录像带、录音带、光盘的包装盒上应加贴封面，封面题名填写格式为“全宗名称+关于+问题+的录像（音）”。

　　⑶录像带、录音带、光盘封面内容应打印或使用符合档案要求的书写材料填写，光盘题名填写格式为“全宗名称+关于+问题+的录像”；光盘封面格式见日照档案信息网。

　　⑷影像光盘背面用光盘标记笔填写光盘的档号，档号填写格式为“全宗号-目录号-盘号”。

　　⑸上述档案进馆单位应向市档案馆移交两套。

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　　文书档案

　　档案进馆时需同时移交两套与档案相对应的纸质目录，文书档案目录包括案卷目录、全引目录、归档文件目录。其他档案需移交案卷级目录或其他检索必需的目录。进馆目录统一用A4纸打印，打印封面，封面注明目录种类、保管期限、起止年度，并按保管期限、年度分别装订整齐。

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　　全宗卷

　　按《全宗卷规范》DA/T12-2012整理，内容包括组织机构沿革、全宗介绍、大事记、交接文据、档案分类方案、保管期限表、档案管理制度、利用档案典型事例等。

　　档案接收进馆标准

　　一、文书档案进馆质量标准

　　（一）案卷质量标准

　　1、归档文件的材料种类、份数及以每份文件的页数均应齐全完整。

　　2、分类准确。分类一般采用年度—保管期限—组织机构（问题）进行分类或保管期限—年度—组织机构（问题）。按《归档文件整理规则》整理的文件，分类一般采用年度—保管期限或保管期限—年度。

　　3、组卷合理。归档的文件材料，正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，规定与补充规定，办法与实施细则，多种文字形成的文件应分别立在一起，不得分开立卷，文电合一立卷。

　　4、不同年度的一般不得放在一起立卷，但跨年度的请求与批复放在复文年立卷，没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；其他文件材料的立卷应按有关规定执行。

　　5、同一事件，同一案件，同一人物，同一单位的问题，同一具体工作问题或同一项业务工作等所形成文件，应组合在一起立卷。

　　6、卷内文件材料应区别不同情况排列，密不可分的文件材料依次排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿应依次排列在定稿之后；重要法规性文件的历次稿应依次排列在定稿之后；非诉讼案件卷中结论、决定、判决性文件材料在前，依据性材料等在后，其它文件材料依其形成规律和特点，按有关规律排列。按《归档文件整理规则》整理的文件，归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

　　7、保管期限划分准确，符合国家档案局关于文书档案保管期限的规定标准。同一案卷内的文件材料的保管期必须一致。

　　8、卷内文件材料应按其排列顺序依次编写页号，统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角填写页号。按《归档文件整理规则》整理的文件，归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

　　9、案卷必须按规定的格式填写卷内目录，对文件材料的题名不得随意更改，对无题目或无实质内容的须重新拟写题名，没有责任者或年、月、日的要考证清楚，用规定符号填入有关项内。会议记录应填写出会议的时间和主要内容，字迹工整，卷内目录放在卷首。按《归档文件整理规则》整理的文件，归档文件应依据分类方案和室编件号顺序逐件编制归档文件目录。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。在同一个年度内同一保管期限的室编件号不得重复。

　　10、按规定逐项填写备考表，置于卷尾。有关卷内文件材料的说明、立卷人，检查人和时间都应填写齐全，准确无误。

　　11、案卷封皮，应按规定逐项填写齐全完整，案卷题名既要简明确切又要结构合理，体式一致，文字简练，准确揭示卷内文件的内容特征。字迹工整清晰，须用钢笔或毛笔书写。按《归档文件整理规则》整理的文件，档案盒封面、盒脊填写要完整、规范。

　　12、案卷装订包装整齐结实，去掉金属物，案卷应采用三孔一线的方法装订，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹扩散或字迹模糊材料、不符合保护要求的材料，应复制并与原件一并立卷装订。按《归档文件整理规则》整理的文件，归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

　　13、案卷要区分不同保管期限分别排列。方法统一，前后一致，保持卷与卷之间的联系。

　　14、按照案卷的排列顺序编写案卷（盒）号，在一册案卷目录内不得出现重复的案卷（盒）号和空号。

　　15、案卷目录号应区分不同保管期限编制，在一个全宗内案卷目录号不得重复。

　　（二）检索工具质量标准

　　1、入馆档案（永久、长期、30年）保存的档案，必须区分不同的保管期限分别编制案卷目录和案卷、卷内文件目录索引等检索工具。

　　2、案卷目录和案卷内目录必须完整准确，字迹工整，并与移交的档案内容相符。

　　3、移交档案的同时必须移交案卷目录一式两份，案卷卷内目录索引一份。

　　4、移交档案，同时必须移交相应的分类方案、归档和不归档范围、保管期限表、大事记、机构沿革、全宗介绍以及利用档案编写的有关材料。按《归档文件整理规则》整理的文件，移交档案，必须同时移交相应的电子数据（报盘）。

　　二、科技档案进馆质量标准

　　（一）归档的科技文件材料完整准确、系统。

　　1、保管单位（案卷）必须是一组具有有机联系的科技文件材料，充分体现科技文件材料的完整性，成套性和不可分割性。

　　2、组成的保管单位必须符合技术标准，整齐、美观，便于保管和利用。

　　（二）组织保管单位科学、规范。

　　1、组织保管单位，必须遵循科技文件材料产生的自然规律及其特点，便于保管和利用。

　　2、组卷必须体现分类整理的原则，自然科学研究、生产技术、基本建设、设备仪器等活动中产生的科技文件，应按其专业性质、部件、结构、阶段等分别组成保管单位。

　　（三）保管单位内科技文件材料的排列及保管单位的排列应保持科技文件材料之间的有机联系，便于保管和提供利用。

　　1、体现科技文件材料的形成过程。

　　2、保持科技文件材料所反映的对象在结构上的隶属关系或工作程序的衔接关系。

　　3、体现科技文件材料的重要程序和主次关系。

　　4、保管单位内图样的排列，一般是总图在前，组件、部件、零件或结构详图再按装配或结构顺序等排列，或者根据图样目录和图样编号进行排列。

　　5、保管单位的文字材料，应根据其内容和形成规律以及相互间的联系，按重要程度，问题、地区等结合时间顺序排列。

　　6、保管单位是文字和图样混合组成的，如果文字材料是对产品、工程项目、科研专题等作全面说明或指示性的文件，一般应放在图样的前面，如果文字材料只是对图样的补充或一般说明，则可将文字材料排列在图样文件的后面。保管单位之间的排列也应符合以上原则方法。

　　（四）排列一般要求：

　　 1、产品按设计、试制、小批量生产、批量生产、产品创优工作程序排列，也可按产品系列、结构排列。

　　 2、科研按课题准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列。

　　 3、工程项目按依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程竣工验收等专业性质程序排列。

　　 4、设备仪器按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、运行、维修、随机图样等排列。

　　 5、管理性文件按问题、时间或重要程序排列。

　　（五）保管单位的编目科学、准确、系统。

　　 1、保管单位页号编写准确无误。单面书写的材料在右上角，双面书写的材料正面在右上角，背面在左上角编号。一个保管单位内的科技文件材料如果在形成过程中已经编有张号，则可不另行编号。一律用铅笔编写张号。卷内目录和备考表不编张号。

　　2、保管单位的卷内目录填写齐全、完整。卷内目录，一般以每份科技文件或图样为单位填写，成套图样或科技文件，一般已有图样目录或文件目录的，应当尽量利用。

　　3、备考表内容须填写齐全。注明保管单位内文件材料的总张数和各种文件材料的张数以及在组织保管单位和案卷使用过程中需要说明的问题。

　　4、保管单位封面各个基础上均应填写清楚，特别是题名要简明确切地反映出保管单位内科技文件材料的内容与成份，格式准确，结构完整。

　　5、档号编排科学、系统、结构完整准确。

　　6、保管单位封皮（盒）脊背按规定格式填写题名和档号。

　　（六）保管单位的包装要求。

　　1、可采用装订和不装订装盒两种形式。

　　2、保管单位的规格一般为210×297MM(A4幅面图纸大小)，厚度适宜。

　　3、保管单位内图纸应按“手风琴风箱式折叠法”和“正面折叠法”折叠成A4幅面大小，图标露于外面，并无金属物和有机物。

　　4、保管单位内的科技文件材料，使用的是统一材料用纸，纸质优良、字迹工整，线条清晰、整洁，符合图样和科技文件材料管理制度的要求。

　　（七）检索工具必须齐全、完整，便于保管和利用。

　　1、移交的科技档案必须编制科技档案总目录和分类目录，分别随同入馆档案移交档案馆一式两份。

　　2、检索工具必须准确、系统与所移交的档案相符。

　　三、声像档案进馆质量标准       

　　（一）照片档案的质量标准。

　　1、分类准确，在全宗内一般采用年代----问题的分类方法，分类应保持前后一致。

　　2、照片档案的底片，单独整理和存放。

　　3、照片档案整理必须符合《规范》要求。

　　（1）底片在一个全宗内应流水排列，并在全宗内编流水号，放入底片袋内保管。底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边处，底片袋或衬纸包装面上应标明底面号。

　　（2）照片要根据分类情况，随同说明一起固定在芯页上，组成案卷。

　　 A、说明格式正确，项目齐全能准确地提示照片内容。说明一般以照片的自然张为单位编写，必要时，一组联系密切的照片可加以说明。

　　 B、案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题。

　　 C、案卷装订美观，要有卷内目录和卷内备考表，填写内容齐全准确。

　　（3）照片档案的编目应规范、准确。

　　 A、底片的编号在全宗内编流水号，格式是：全宗号---底片号。

　　 B、照片档案的档号应包括全宗号、目录号、案卷号。

　　（4）、照片档案应编制案卷目录一式两份。

　　（5）底片内容应与案卷内照片内容相一致。

　　（6）大幅照片和底片在全宗内统一分类编号、单独保存。

　　4、入馆的照片档案和底片的图像要清晰，反差适中，无磨痕益于长期保存。

　　5、档案必须有与其相配的底片。

　　（二）录音、录像档案质量标准

　　1、录音、录像带应经过剪辑整理，装在特制的带盒和盒套，并在盒面上，注明题名、时间、带长或录放时间，档号等项目，盒套的脊背上应填写档号和题目，档号应包括全宗号、目录号和案卷号。

　　2、录音、录像的编号分别采用按时间顺序编流水号的方法编写。

　　3、录音、录像档案的装具应宜于防潮、防尘。

　　4、录音、录像档案应不漏磁不丢色，音像清晰，利于长期保存。

　　5、声像档案进馆同时必须移交案卷目录一式两份。

　　档案接收进馆标准

　　市直各单位办公室：

　　根据《档案法》第11条“机关、团体、企事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案”和《湖南省档案管理条例》第十五条“设区的市、地区和县综合档案馆接收范围的档案，自档案形成之日起满十年，向当地综合档案馆移交”的规定要求，为了进一步加大接收进馆力度，丰富馆藏资源，优化馆藏结构，方便查档利用，市档案局决定2018年市档案馆新馆开展档案接收工作。现将有关事项通知如下：

　　一、移交档案范围

　　按岳阳市档案局“进馆档案质量建设年”活动要求整理好的永久和长期的文书档案、专业档案、科技档案、声像档案、照片档案、实物档案及永久保存的会计档案。

　　二、移交工作要求

　　1.移交进馆的档案，要按照国家规范要求，自行理顺与市档案馆相衔接的档号，写出全宗介绍（内容包括立档单位的机构沿革、职权范围、职能任务、档案的收集、整理、编目、保管、移交等情况），编制案卷目录、卷内目录，做到内容完整、分类准确、整理规范、规格统一。

　　2.破损、褪变严重（圆珠笔、纯蓝墨水等书写）的档案要进行修裱、复制（复印或手抄）在《档案抢救统计表》中进行登记。

　　3.移交档案的同时，移交一套纸质案卷目录、卷内目录，并移交一套按规范要求录入的电子目录,有电子档案的一并移交。

　　4.档案移交进馆前须经档案管理科抽检，检查合格后方可移交进馆并办理移交手续。

　　三、移交时间安排

　　按《市直各单位档案移交进馆时间安排表》进行。

　　附件：《市直各单位档案移交进馆时间安排表》