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纸质档案安全自查报告

　　xx档案局：

　　我局按照档案局x档发20093号文通知精神，对我局2008年度档案安全、保管工作进行了全面检查，现将自查情况报告如下：

　　一、加强档案组织管理

　　机关档案工作是机关工作的重要组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，对维护机关历史真实面貌的有着重大意义。我局充分认识到档案工作的重要性，将档案管理纳入了全年工作目标考核，成立了xxx档案管理领导小组，由一把手亲自抓，分管领导具体抓，明确职责，责任落实，由专职档案管理员负责档案日常管理工作，并建立了档案管理各项制度，切实把档案工作落到了实处。

　　二、加强档案基础设施和安全管理

　　我局按照档案规范化管理要求，在新建办公楼中分设了档案专用库房、阅览室和档案人员办公室，目前档案密集柜已安装完毕，待新办公楼搬迁后进一步完善档案库房安全设施和各项档案管理制度。

　　三、档案资料的归档管理

　　档案的收集、整理、归档，按照档案的科学化、规范化要求进行整理、归档、入柜，建立了档案二套保管制，及纸子文件和电子文件。并做好了档案资料交接手续。

　　四、加强档案开发利用

　　机关档案资料是维护机关历史真实面貌的体现，根据资料的重要价值，及时收集资料编写本机关大事记。建立了档案借阅、利用效果登记簿，严格按照档案借阅制度借阅档案，接待查阅人数106人次，查阅效果达90%。

　　五、加强灾后档案管理

　　我局办公楼受“5.12”汶川特大地震影响被废。在领导的重视下，组织力量，冒着余震危险在废墟中共抢出档案资料xxxx(件)卷，将档案资料安全转移到临时档案库房，档案资料无一件遗失、损坏现象，保证了档案的完整和安全。

　　按xx县人民政府200913号文精神我局正加快新办公楼修建，新的档案库房和档案人员办公室正按国家档案管理省标准修建。

　　xx年x月x日

纸质档案安全自查报告

　　按照山东省教育厅、山东省档案局联合下发的关于认真贯彻落实《高等学校档案管理办法》的意见，结合关于对《高等学校档案管理办法》贯彻落实情况进行检查的通知精神要求，我院对档案工作进行了认真检查，现将自查情况汇报如下：

　　一、档案工作概况

　　学院的前身是始建于1988年的******学校， 20xx年5月，列入国家统招计划，成为独立设置的全日制普通高校。目前，学院设两校区，总占地****亩，建筑面积***万平方米，拥有教职工1025人，在校生1.5万余人。多年来，学院先后被授予“山东省高职院校先进单位”、 “山东省职业院校就业先进单位”等30余项荣誉称号。 20xx年，被省教育厅评为“山东省高校宿舍管理先进单位”和“达标单位”;被禹城市委、市政府授予“文化建设先进单位”;20xx年学院先后被中共山东省委讲师团授予 “中国特色社会主义理论体系宣教基地”，被山东省精神文明建设委员会授予“省级文明单位”称号。

　　学院自1988年建校起便设立了档案室。经过不断完善提升，学院档案室保存自建立以来的党群、行政、教学、科研、财会、出版、基建、外事、设备仪器、声像十大门类档案，归档文件1162卷，照片3000余张，有专职档案员2人、兼职档案员17人。工作中，先后制定了《立卷归档制度》、《档案收集制度》、《档案整理制度》等八大制度，健全完善了档案室管理人员、工作人员岗位职责。从而使档案工作基本实现了科学化、规范化和制度化，为学院日常管理、教育教学、发展规划等提供了有利的信息保障。20xx年10月，利用档案资源编制了《学院内部管理制度汇编》。20xx年1月被德州市档案局评为“全市2003年度档案工作先进单位”;2005年12月被山东省档案局评为“全省档案管理考核一级先进单位”;2006年12月被山东省档案局评为“2006年度档案工作省一级先进单位”;2007年12月被山东省档案局评为“2007年度档案工作省一级先进单位”。

　　二、档案自查总结

　　(一)领导重视,机构健全,切实加强档案工作组织保障 档案作为学院重要信息资源，是学院发展的宝贵财富。因此，历年来学院党政领导对档案工作高度重视，成立了由分管副院长任组长、办公室主任为副组长、有关部门领导为成员的院档案工作领导小组，加强了对档案工作的宏观管理和具体指导。 同时，为把档案工作任务落到实处，把档案工作目标责任下达到基层，提高部门领导和兼职档案员的工作责任感，学院制订了《档案室目标管理考评细则》，对档案管理工作进行过程监督考核，纳入年终综合测评。工作中，完善了档案管理工作职责，明确了部门、人员分工，从而形成了从收集、整理、保管、预立卷、移交归档等严格完整的工作体系，确保了档案及时安全归档。此外，学院办公室作为档案工作管理部门,每年组织召开年度档案工作会议上,强调档案工作的目标、性质、特点以及重要性,并就年度工作要点进行部署,对年度档案工作进行讲评,表彰档案工作先进部门和先进个人,使档案工作正常有序开展。目前，学院已建立了有17人组成的专兼职档案员队伍，形成了完善的院级档案综合管理体系。从而，促进了学院档案管理工作整体水平的提高，为进一步搞好档案工作打下了坚实的组织基础。

　　(二)重视学习,加强指导,不断提高档案工作人员素质 加强业务学习，不断提高档案员素质，是促进档案管理工作发展进步的必要条件。为此，学院采取多种措施提高档案管理人员的业务素质,一是分批次选送档案管理人员和专职档案人员参加相关部门组织的业务培训和经验交流,如20xx年7月，组织档案管理人员参加省高等学校档案工作暨业务培训会议，听取了相关专家对档案管理工作的意见。二是积极选拔工作认真扎实、责任心强、文化层次高、业务水平强的人员选拔到档案员队伍中来，使档案工作队伍的整体素质有了明显提高。目前，全院专兼职档案员全部具有大专

　　以上学历。三是专职档案员按照《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》,结合学院每年档案工作的现状,对兼职档案员进行有针对性的业务培训并定期到各部门对部门归档工作进行检查和业务指导。四是定期组织专兼职档案员学习《档案法》、《山东省档案条例》等上级有关的规章制度和档案管理相关知识，并要求专兼职档案员撰写档案工作方面的学习体会、经验总结，及时进行交流。通过以上措施,不断提高档案人员的业务素质,增强责任感,提高档案专业知识,拓宽知识面,改善知识结构,成为本职工作的行家里手。

　　(三)完善制度,规范管理,逐步完善档案管理设施

　　为使学院档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化,学院依据《中华人民共和国档案法》等有关法规,按照高校标准,结合学院实际,重新制定了《档案立卷归档制度》、《档案收集制度》、《档案整理制度》、《档案复制制度》《底图保管》、《档案更改制度》、《档案保密保卫》、《档案保管制度》、《档案借阅制度》等八项管理制度。下发《文件材料收集整理归档范围和保管期限》条令，规定了党委办公室、纪律检查委员会、各党支部、工会、团委等十七部门产生的相关文件的归档类目名称和保管期限，并严格规定学院各部门产生的档案必须在次年6月底前归档;各院系在次学年寒假前归档;科研类在项目完成后两月内归档，基建类档案在项目完成后三个月归档。同时，在整理归档时，要求严格遵循文件材料形成规律、保持卷内文件材料系统联系，卷内文件排列有序，并按要求编号，卷内文件目录、备考表填写规范、清晰，标题简明、准确，卷内文件整齐。为防止纸张页面多的文件用金属装订物时久生锈，在档案局购买了不锈钢订书钉，确保了档案的保存安全。与此同时，按要求建立了全宗卷，建立了总目录、分类目录等检索工具，编订了保管期限表。档案装具符合国档家有关要求，案卷使用无酸卷皮卷盒。卷盒上统一打印卷内主要分类目录、时间、期限。此外，加大对档案工作的经费投入。多年来，学院领导对档案工作非常重视，多次拨出专款对档案室进行装修、维护，配备了综合档案室配电脑、打印机、扫描仪1台、复印空调、干粉灭火器等设备,并安装监控系统、楼道内派专人值班。20xx年新增加了电子归档软件，初步实行档案数字化管理，能及时根据档案利用的需求，主动为师生提供档案信息服务。从而提高了档案管理质量和水平。

　　(四)综合利用,讲求实效,提供优质高效的信息服务

　　学院档案是一个集教学、行政、党务、学生管理、教育研究、基建、声像、仪器设备、财会等众多门类为一体的综合性的档案体系。档案工作的本质就是管理好档案以供利用。多年来，学院档案室为学院各部门及师生提供查借档984卷次，在人才培养和应用方面发挥着基础性的作用。一是为领导决策提供信息服务。建校以来，学院档案室为领导决策提供了及时、客观、全面的信息,促进了学院的科学、健康、快速发展。如学院在制定《学院十一〃五发展规划》时,档案室为领导提供了师资队伍建设、设施设备建设等相关基础数据。二是为教育教学提供服务。根据学院专业调整、学生培养目标、市场需求等实际情况需要,学院档案室为教学部门提供了上级主管部门相关政策、法规文件以及历年来学校相关教学方面的资料，从而为教学计划、教学大纲的制定,提供参考依据。同时，档案室还为学院迎接教育部人才培养水平评估工作等重大活动提供了大量详实的原始文字资料、图片、音像等珍贵资料，确保了各项检查评估的顺利通过。三是为学院师生提供咨询查档服务。多年来,档案室积极为各部门、师生提供档案查阅工作,如为教职工住房改革,财务审计、学院房屋内部改造、装修等提供原始资料;为毕业生提供咨询查档服务、学籍证明等工作。优质的服务满足了有关人员的需要,得到校内外师生的广泛好评。

　　三、自查存在问题：

　　近年来学院档案工作虽然取得了一定的成绩，但也存在着不少问题，主要表现在几个方面：

　　(一)由于校区、院系分散等原因，还未完全实现档案的综合集中管理。

　　(二)由于办学条件所限，还未建立综合档案馆。

　　(三)由于档案管理人员专业水平所限，没有实现通用性编研成果。

　　(四)在开发档案信息资源、档案信息化建设上还有待学习和开发。

　　四、今后努力方向

　　为进一步做好今后的档案工作，还应做好以下几点，

　　(一)进一步加强档案意识，积极学习国家及省关于档案工作的一系列法规、文件，深入贯彻落实《高等学校档案管理办法》,不断加强对档案工作重要性的认识，增强做好档案工作的紧迫感和责任感。积极参加各类档案学习培训，将其他高等院校档案管理中宝贵的工作成效和管理经验积极的学习和运用。

　　(二)加大档案信息开发利用的力度，争取院领导同意，在资金和人员上获得更大支持;购置网络版档案管理软件，短时间内把档案信息全部录入，进入学校的局域网，以方便全院的档案查询、利用;争取每年编研出版一本年鉴或档案汇编材料。

　　(三)进一步加强对档案工作的领导和目标管理。完善档案工作目标责任制，加强对档案收集、整理、分类、归档、销毁等各环节的督促、检查和指导，努力实现档案工作的科学化、规范化、制度化和现代化，把我院的档案工作提高到新的层次和水平，使档案工作在为教学、科研、管理等各项工作服务和学院发展上发挥更大、更好的作用。

纸质档案安全自查报告

　　近年来，市政务服务中心高度重视档案工作，采取有力措施，进一步建立健全了机构，规范建设了档案室，落实了工作制度，强化了工作管理，档案管理工作日趋规范化、标准化、科学化。根据广安市档案局《关于印发《广安市档案工作目标管理绩效考核办法》(实行)的函》(广市档函〔20xx〕1号)精神，我单位组织专人对20xx年档案工作开展情况进行了自查。现将自查情况报告如下。

　　一、组织机构健全

　　为进一步加强对档案工作的管理，中心党组明确了工作管理体制，确定由中心党组成员、纪检组长分管此项工作，综合科具体负责档案工作的开展，并配备有德才兼备、政治可靠、忠于职守、遵纪守法和保密意识较高的同志为兼职档案管理人员，对各门类各年度档案从实体上实行了集中保管。同时，将档案经费列入了中心的经费预算，确保所需费用能实报实销，完全满足了档案工作的需要。

　　二、基础设施完备

　　为规范档案存取和调阅，中心专门腾出1间办公室用作档案室，配置档案柜8组，档案装具式样、规格及质量符合国家标准。档案室条件完备，配备了防盗门、铝合金窗户，重新粉刷了墙壁，铺了防潮地砖，基本符合档案室防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防蛀的要求，保证了档案的安全存放。文书档案和电子档案分类保存完善，归档文件的质量符合规范要求，存档底稿、签批修改一律使用碳素墨水或黑色中性笔，存档底稿有印章。档案人员办公室配备了办公桌椅，有数量充足的整理档案所需用具，并配备有电脑、复印机等，使档案室在管理方面有了可靠的物质保障档案工作自查报告2016年档案工作自查报告2016年。根据档案工作的发展和需要，除了建立文字档案，中心统一使用了档案管理软件，建立了档案案卷级、文件级目录数据库，启动了全文数字化工作。

　　三、管理制度健全

　　结合中心实际情况，我们建立健全了八项档案管理制度，即：档案保管制度、档案查、调阅利用制度、档案收集制度、档案整理制度、档案工作安全管理制度、档案统计制度、档案保密制度、档案员岗位职责。这些工作制度在档案管理中发挥了较好的作用。20xx年前，各种档案收集齐全，整理规范，并按时移交至市档案局;在平时工作中，建立了档案统计簿册和台账，并及时报送了统计报表等资料。

　　四、加强人员培训

　　近年来，中心多次组织档案工作人员参加市档案局组织的档案培训，通过认真学习贯彻执行《档案法》和《档案法实施办法》，切实提高了档案工作人员的理论水平和实际操作技能档案。

　　通过此次自查，中心领导、档案工作人员及全体干部职工，增强了档案安全意识，牢固树立了安全防范意识，并在检查中进一步消除了安全隐患。今后，中心将继续按照此次检查的精神和要求，把档案安全体现在实际工作中，落在实处，认真坚持下去，始终确保档案的安全和完整。